各单位、各部门：

学校重大活动档案，真实记载和反映了校党委、校行政领导全校师生在学校改革、发展和建设中取得的重要成就，是学校的宝贵财富。加强学校重大活动档案的收集管理，不仅有利于维护历史真实面貌，而且可以为档案服务教学、科研和管理提供更详实的材料。根据《中华人民共和国档案法》、《河北省档案工作条例》、《河北省档案接收和收集管理办法》和《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规的规定，现就加强我校重大活动档案收集管理有关事项通知如下：

一、重大活动的范围

重大活动是指我校在党委、行政、教学、科研、文化、财经、外事等方面开展或发生的，具有较大影响和重要意义的活动。主要包括：

（一）党和国家领导人来我校检查、视察、指导工作；及外国元首、政府首脑、政党领袖和国际组织负责人、著名外国友人来我校参观、访问、考察； 

（二）国际、国内高层机构对学校的各种评估、检查活动；

（三）省、市主要领导人参加我校有较大影响和重要意义的活动；（四）校党委、行政组织的重大政治、经济、教学、科研、文化、体育、外事等活动；

（五）在我校举行的全国性、国际性会议和重大教学、科研、管理、文化、体育、艺术等活动；

（六）重大庆典、纪念活动；

（七）严重自然灾害、重大抢险救灾活动、重大疫病防治，或处置重大突发事件和解决重大纠纷；

（八）其他依法应当建档的重大活动。

二、重大活动档案的内容

重大活动档案是指在相关活动中直接形成的具有永久保存价值的文字、图表、声像、实物等各种形式的历史记录。其内容主要包括：

（一）文件、讲话、记录、宣传报道、题词等重要文字材料；

（二）录音带、录像带、光盘；

（三）照片（含正片和底片）、图片和其文字说明；

（四）荣誉称号的证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗，外事活动中的重要纪念品；

（五）其他具有历史参考价值的资料。

三、重大活动档案的采（收）集方式

学校综合档案室负责对全校重大活动档案归档工作依法进行监督、检查和指导。

（一）学校重大活动，在筹备阶段要有综合档案室的人员参加，直到本活动结束，以切实做好有关建档、归档的协调服务和监督指导工作。

（二）重大活动的主办或承办单位，应在活动项目确定后，及时填写 "重大活动档案管理登记表" （见附件），报送学校档案室登记备案。学校档案室收到登记表后，应派人到现场指导、采集有关档案资料。主办或承办单位应为其办理相关证件，并提供工作便利。

（三）重大活动的主办或承办单位在活动结束后15个工作日内，将活动形成的全部档案进行整理，向学校综合档案室移交。由几个部门共同举办的重大活动，各协办部门分别将本部门承办工作所形成的档案资料初步整理后（标明活动主题、时间、地点、人物等），交主办部门集中，集中整理后，再移交学校综合档案室。

四、重大活动档案的采（收）集要求

（一）重大活动档案属国家所有，是国家档案的重要组织部分，由学校档案室统一接收、保管和提供利用，任何单位和个人不得拒绝移交或据为己有。损毁、丢失或拒不移交重大活动档案者，自行承担法律责任；

（二）重大活动主办或承办单位，应把活动的档案材料收集、积累、整理、移交工作，列入参与活动的部门和有关人员的职责范围；

（三）重大活动档案一律移交原件；

（四）移交重大活动档案时，交接双方要按规定履行交接手续；

（五）学校综合档案室要对接收的重大活动档案妥善保管，依法开展利用工作，充分发挥其作用。

 

附：重大活动档案管理登记表

 

 

 

 

 

 

河北师范大学

2006年11月6日

 

 

 

 

 

 

附：

重大活动档案管理登记表

 

填报单位（章）                   填报人            年   月   日

活动项目名称
活动起、止时间
主 办 承 办 单 位	名 称
	负责人		档案负责人
	联系地点		联系电话
协办单位	名    称		负责人	联系电话
活动内容
备    注